Het aanvraagformulier dient uiterlijk 5 dagen voor de bestuursvergadering bij het secretariaat binnen te zijn. Dit betekent op de donderdag om 8.00 uur voor de vergadering van de dinsdag erop om 8.00 uur. Wanneer de aanvraag te laat binnen is, zal het worden behandeld in de vergadering van de maand erop.